Nhận được nhiều giá trị nhất từ các trang trung tâm SharePoint với quy hoạch trước - đây là cách bắt đầu.
Là khối xây dựng mạng nội bộ mới nhất trong Office 365. Chúng hiện có sẵn cho tất cả khách hàng Office 365, bao gồm doanh nghiệp, giáo dục và chính phủ.
Trong thế giới phẳng mới của SharePoint hiện đại, mỗi đơn vị công việc đều có một tuyển tập trang riêng biệt. Các trang web Hub cho phép chúng tôi loại bỏ các hạn chế về quản lý và hạn chế của các trang con “đáng sợ”, đồng thời cung cấp một cách để nhân rộng một trong những lợi ích chính của các trang con - một cách để tạo trải nghiệm được chia sẻ giữa các trang web có liên quan. Các trang web trung tâm có thể giúp giết các trang con, nhưng không phải không có kế hoạch nhỏ.
Bắt đầu với các trang SharePoint hub
Tôi đã có cơ hội làm việc với Microsoft để tạo hướng dẫn lập kế hoạch cho trung tâm . Tôi khuyến khích bạn đọc toàn bộ hướng dẫn lập kế hoạch. Trong khi đó, đây là một số mẹo bổ sung để giúp bạn bắt đầu.
1. Đảm bảo bạn hiểu các loại trang web trong SharePoint
Hầu như mỗi ngày, tôi nhận được một câu hỏi yêu cầu tôi giải thích sự khác biệt giữa một trang liên lạc và một site nhóm và khi bạn có thể muốn sử dụng từng loại trang web khác nhau. Tôi cố gắng trỏ chúng đến bài đăng trên blog của tôi " Chọn gì? Trang web liên lạc hoặc trang nhóm trong SharePoint ," đặc biệt là bảng ở cuối.
Các yếu tố của hai loại trang này rất giống nhau - chúng có cùng phần web và cùng định dạng trang hiện đại - nhưng mục đích của hai loại trang web rất khác nhau và các mô hình bảo mật cũng khác nhau.
Trang web trung tâm không thực sự là một loại trang web mới - về cơ bản đây là khả năng mà bạn cho phép cho trang web hiện tại - hoặc là trang web nhóm hoặc trang web liên lạc. Hầu hết các trang trung tâm sẽ là các trang liên lạc, nhưng không có yêu cầu kỹ thuật nào buộc điều này là đúng. Tôi đã mở rộng bảng trong bài đăng blog về các site nhóm và các trang liên lạc trong hướng dẫn lập kế hoạch trung tâm, nhưng chìa khóa để hiểu loại trang khối nội bộ trong SharePoint là suy nghĩ về mục tiêu kinh doanh của trang:
Trang web nhóm: Cộng tác với các thành viên của một dự án hoặc nhóm tổ chức
Trang liên lạc: Giao tiếp với một nhóm người rộng lớn hoặc toàn bộ tổ chức
Trang web trung tâm: Kết nối các trang web có liên quan để tạo trải nghiệm điều hướng và nội dung được chia sẻ
2. Không lên kế hoạch tạo một trang trung tâm cho toàn bộ mạng nội bộ của bạn
Nó là hấp dẫn để suy nghĩ của một trang web trung tâm duy nhất như một cách để cung cấp chuyển hướng toàn cầu cho mạng nội bộ của bạn, nhưng cố gắng không nghĩ theo cách này.
Tôi đoán về mặt kỹ thuật, bạn có thể tạo một trang trung tâm cho toàn bộ tổ chức của mình, nhưng tôi không khuyên bạn nên sử dụng nó, ngay cả đối với các tổ chức rất nhỏ. Dưới đây là hai lý do quan trọng mà điều này không có ý nghĩa:
Bối cảnh . Một trong những lợi ích lớn nhất của các trang trung tâm là chúng cho phép bạn thu thập thông tin liên quan đến ngữ cảnh. Ví dụ: bạn có thể tạo trang web trung tâm để bán hàng và sau đó có tất cả các trang web cho từng khu vực được liên kết với trung tâm bán hàng. Một trong những lợi ích bạn hiện có được là khả năng xem tin tức liên quan đến bán hàng từ khắp nơi trên quốc gia trên trung tâm bán hàng. Điều này cho phép các thành viên nhóm bán hàng ở các vùng khác nhau dễ dàng khám phá tin tức và thông tin khác liên quan đến ngữ cảnh bán hàng ở một nơi - tất cả về bán hàng. Nếu chỉ có một trung tâm cho tổ chức, tin tức bán hàng sẽ được kết hợp với tin tức nhân sự - làm giảm tác động của tác giả tin tức và làm cho tin tức ít liên quan đến ngữ cảnh hơn cho nhóm bán hàng.
Tìm kiếm . Một lợi ích quan trọng khác của các trang trung tâm là chúng cung cấp một cách dễ dàng để tìm kiếm phạm vi cho các trang web được liên kết với trung tâm. Bằng cách hạn chế phạm vi truy vấn tìm kiếm đối với gia đình trung tâm, bạn nhận được lợi ích của một nhóm kết quả tìm kiếm có liên quan và giới hạn hơn - cuối cùng giúp người tìm kiếm tìm thấy những gì họ cần một cách nhanh chóng để họ có thể áp dụng thông tin họ thu thập được từ tìm kiếm trong công việc của họ . Nếu bạn chỉ có một trang trung tâm, bạn sẽ không nhận được bất kỳ lợi ích nào của phạm vi tìm kiếm được cung cấp bởi tổ hợp trung tâm.
3. Suy nghĩ về quy ước đặt tên
Trước khi bạn thậm chí tạo trang web đầu tiên của bạn trong Office 365, bạn nên lập kế hoạch một chút về tên trang web. Khi bạn tạo một site trong Office 365, một site nhóm hoặc một trang giao tiếp, bạn thực hiện việc lấy đất một cách hiệu quả cho tên URL - và trang web đầu tiên được tạo ra sẽ thắng. Không có quy ước đặt tên, bạn có thể kết thúc với một số nhầm lẫn về việc ai sẽ sử dụng tên URL trang web nào.
Ví dụ: nếu nhóm CNTT tạo trang web nhóm riêng có tên CNTT, URL / trang web / CNTT sẽ không có sẵn cho trang web truyền thông mà CNTT muốn sử dụng để giới thiệu dịch vụ của họ cho phần còn lại của tổ chức. Trang web đó có thể là / sites / InformationTechnology - nhưng nó không thể là CNTT. Và nếu IT muốn tạo một trang thông tin liên lạc nội bộ chỉ dành cho những người làm việc trong lĩnh vực CNTT, thì sẽ cần phải có một tên khác. Nếu bạn cố gắng tạo một trang web thứ hai được gọi là CNTT trong SharePoint, nó sẽ được tạo, nhưng URL sẽ là / sites / IT2.
Giờ đây, các trang trung tâm được thêm vào danh sách kết hợp, điều quan trọng hơn là phải suy nghĩ về các quy ước đặt tên trang web - và để truyền đạt chúng cho tất cả những người có thể tạo trang web (có thể có nghĩa là mọi người trong tổ chức). Dưới đây là một số quy ước đặt tên mà tôi đã sử dụng làm điểm khởi đầu với nhiều khách hàng của tôi:
Loại trang web
sự giới thiệu
Ví dụ
Trang web liên lạc
Tên chức năng kinh doanh
Nhân sự
CNTT
Tài chính
Lợi ích
Trang web giao tiếp nội bộ
Bên trong [Tên hàm]
Bên trong nó
Tài chính bên trong
Trang web nhóm
Tên đội hoặc tên rõ ràng cho biết tư cách thành viên
Đội CNTT
Nhóm [Tên dự án]
Lãnh đạo Nhân sự
Trang web trung tâm
Tên hàm, địa lý, chức năng hoặc danh mục đầu tư
HR Hub (hoặc HR)
Trung tâm bán hàng tại Hoa Kỳ
4. Xác định chiến lược 'tập trung' của bạn
Có ba cách chính để suy nghĩ về các trung tâm của bạn:
Tổ chức hoặc chức năng (ví dụ, nhân sự hoặc bán hàng).
Địa lý (ví dụ, một chức năng trong một địa lý như bán hàng của Mỹ hoặc một quốc gia, chẳng hạn như Áo, nơi tất cả các trang web liên quan là các đơn vị chức năng / tổ chức mà "thuộc về" Áo). Lưu ý: Nếu bạn thiết lập SharePoint Multi-Geo cho tổ chức của mình, chỉ các trang web trong cùng một vị trí địa lý mới có thể được liên kết với một trang trung tâm.
Danh mục đầu tư (ví dụ, một nhóm các dự án liên quan như tất cả các dự án và / hoặc các trang liên lạc liên quan đến việc mua lại hoặc tích hợp lớn).
Đây không phải là loại trừ lẫn nhau. Trong thực tế, bạn có thể sẽ có các trung tâm tạo ra các gia đình cho cả ba mục đích. Nhưng bạn nên quay lại một bước và suy nghĩ về điều gì có ý nghĩa đối với tổ chức của bạn trước khi bạn bắt đầu tập trung ngẫu nhiên.
Tính đến thời điểm hiện tại (tháng 6 năm 2018), bạn chỉ có thể có 50 trang trung tâm trong đối tượng thuê của mình. Nhưng đây không phải là một giới hạn công ty và nhanh chóng, và Microsoft đã chỉ ra rằng con số này sẽ tăng lên. Tuy nhiên, bạn có thể không cần một trang trung tâm cho mọi chức năng hoặc mọi địa lý hoặc mọi danh mục đầu tư - vì vậy hãy suy nghĩ về chiến lược hubificaiton của bạn trước khi bạn lo lắng quá nhiều về con số.
5. Lập kế hoạch - và kiểm tra - điều hướng
Là chủ sở hữu của một trang trung tâm, bạn có một sự lựa chọn về những gì xuất hiện trong điều hướng trung tâm được chia sẻ. Đây là một cái gì đó bạn thực sự muốn suy nghĩ về bởi vì bạn có các tùy chọn về cách bạn cuộn lên nội dung và giới thiệu các trang web và nội dung trong điều hướng trung tâm. Trải nghiệm người dùng sẽ thúc đẩy tất cả các quyết định điều hướng và thực hành tốt để kiểm tra điều hướng của bạn với người dùng để đảm bảo bạn có được kết quả mong muốn.
Điều hướng trung tâm của bạn có thể bao gồm tất cả các trang web được liên kết với trung tâm hay không.
Nó cũng có thể bao gồm các trang web không đượcliên kết với trung tâm. Đây là một ví dụ mà điều này có thể có ý nghĩa.
Giả sử bạn quyết định tạo một trung tâm tài chính với tất cả các trang liên lạc “thuộc về” tài chính toàn cầu. Tuy nhiên, tổ chức của bạn cũng có các nhóm tài chính (và trang web) cho các phòng tài chính ở mỗi quốc gia mà bạn hoạt động. Chiến lược trung tâm của bạn có sự kết hợp giữa các trung tâm tổ chức (tài chính) và trung tâm địa lý (Pháp) và bạn quyết định rằng trang web Tài chính-Pháp sẽ được kết hợp với trung tâm của Pháp chứ không phải trung tâm tài chính toàn cầu.
Trong trường hợp này, có thể hữu ích khi liệt kê tất cả các trang tài chính dựa trên địa lý trong điều hướng cho trung tâm tài chính toàn cầu trong "danh mục" được gọi là Trang web Tài chính Quốc gia.
Điều này tạo ra trải nghiệm điều hướng toàn diện từ trung tâm tài chính toàn cầu, nhưng khi người dùng nhấp để điều hướng đến bất kỳ trang web tài chính địa phương nào,
Kịch bản này là một ví dụ tuyệt vời về sức mạnh và lợi ích của các trang trung tâm. Giả sử rằng vào một thời điểm nào đó trong tương lai, bạn thay đổi ý định về chiến lược trung tâm của mình và bạn muốn tất cả các trang liên quan đến tài chính được liên kết với trung tâm tài chính. Không vấn đề gì! Chỉ cần thay đổi liên kết cho trang web Tài chính-Pháp. Và nếu trang web Tài chính-Pháp đã được liên kết trong điều hướng trên trung tâm Pháp, bạn thậm chí không phải thay đổi điều hướng.
Trang web Tài chính-Pháp hiện được liên kết với tài chính toàn cầu, nhưng URL không thay đổi và không cần cập nhật tài liệu tham khảo cục bộ nào. Sẽ có một số tác động bổ sung khi khả năng chia sẻ kiểu nội dung trong một hub có sẵn (một tính năng mà tôi hy vọng), nhưng ví dụ này chứng tỏ tại sao các trang trung tâm đánh bại các trang con cho những thay đổi không thể tránh khỏi trong mọi tổ chức.
6. Không tập trung nơi bạn không cần phải tập trung
Một nguyên tắc khác để suy nghĩ về: Bạn không cần một trung tâm cho một trang web. Đừng tạo một hub cho một hàm toàn cầu chỉ vì mọi hàm khác đều có một trang hub. Các trang web trung tâm được thiết kế để tạo các gia đình của các trang web có liên quan. Nếu không có gia đình, bạn không cần một trung tâm.
Điều đó không có nghĩa là bạn sẽ không muốn tìm cách hiển thị cách các trung tâm và dịch vụ thanh lý phòng net và các trang web khác kết hợp với nhau để tạo mạng nội bộ hoặc nơi làm việc kỹ thuật số của bạn. Tôi nghĩ đó là nơi điều hướng toàn cầu xuất hiện, nhưng cho đến khi chúng ta có được khả năng đó trong Office 365, bạn có thể đại diện cho chiến lược điều hướng tổng thể cho mạng nội bộ của bạn trên trang chủ thanh lý tiệm net “home home” (cổng tổ chức của bạn).
Comments